基于項(xiàng)目管理視角的國(guó)企招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控與應(yīng)用
本文首發(fā)于《招標(biāo)采購(gòu)管理》2024年第6期。
作 者：謝 蓉
作者單位：上海百通項(xiàng)目管理咨詢(xún)有限公司核心閱讀：
本文引入項(xiàng)目管理知識(shí)體系，將招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)分為規(guī)劃決策、實(shí)施、履約管控和收尾四個(gè)階段，并結(jié)合某商業(yè)項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控策略進(jìn)行研究。文章認(rèn)為，在明確項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，分階段做好風(fēng)險(xiǎn)管控工作，可以有效控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步提高采購(gòu)效率。
一、前言
國(guó)企招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中會(huì)出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)通常具有不確定性和不可抗性，常規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)管控策略不能有效應(yīng)用在所有類(lèi)型的招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中，所以在招標(biāo)采購(gòu)前，應(yīng)提前做好風(fēng)險(xiǎn)分析及預(yù)案，努力將風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范圍內(nèi)，方可保障采購(gòu)的順利開(kāi)展和企業(yè)良好利益。
本文以某國(guó)企的某商業(yè)項(xiàng)目開(kāi)業(yè)櫥窗招標(biāo)采購(gòu)為例，結(jié)合項(xiàng)目管理理論，將招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)分為規(guī)劃決策、實(shí)施、履約管控和收尾四個(gè)階段，并進(jìn)行不同階段的實(shí)際應(yīng)用分析。該項(xiàng)目位于當(dāng)?shù)刂匾鹑诳萍紖^(qū)，為了烘托開(kāi)業(yè)氛圍和增強(qiáng)外立面視覺(jué)效果，需運(yùn)用符合開(kāi)業(yè)氛圍的藝術(shù)設(shè)計(jì)來(lái)打造高端商業(yè)性的外立面櫥窗。招標(biāo)需求和事項(xiàng)于2022年6月提出，要求在8月開(kāi)業(yè)前完成，由于該采購(gòu)事項(xiàng)未列入原年度采購(gòu)計(jì)劃，屬臨時(shí)新增項(xiàng)，時(shí)間緊、任務(wù)重，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)管理是很大的考驗(yàn)。
二、規(guī)劃決策階段的風(fēng)險(xiǎn)管理與項(xiàng)目應(yīng)用分析
規(guī)劃決策階段是整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)管理工作的第一步，也是開(kāi)展后續(xù)管理工作的基礎(chǔ)。該階段的重點(diǎn)是明確采購(gòu)需求和采購(gòu)目標(biāo)，做出采購(gòu)決策，并設(shè)計(jì)初步的采購(gòu)方案。
（一）風(fēng)險(xiǎn)分析
采購(gòu)需求的確定基于國(guó)企的內(nèi)外部環(huán)境，環(huán)境的變化將導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)的內(nèi)容、數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)等要求也發(fā)生變化，企業(yè)可能面臨著資源浪費(fèi)或招標(biāo)采購(gòu)重復(fù)性工作的風(fēng)險(xiǎn)。與其他風(fēng)險(xiǎn)成因相比，國(guó)企內(nèi)外部環(huán)境變化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)很難控制。如果在規(guī)劃決策階段能夠合理有效運(yùn)用項(xiàng)目管理知識(shí)體系，將會(huì)為招標(biāo)采購(gòu)目標(biāo)系統(tǒng)建立的準(zhǔn)確性和采購(gòu)方案設(shè)計(jì)的科學(xué)性奠定重要基礎(chǔ)。
（二）風(fēng)險(xiǎn)管控策略
1.明確采購(gòu)需求信息
依托項(xiàng)目基本情況，做好市場(chǎng)調(diào)查活動(dòng)。項(xiàng)目基本情況包含資金來(lái)源、項(xiàng)目規(guī)模、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等基礎(chǔ)信息。規(guī)劃決策階段應(yīng)做到描述清晰且準(zhǔn)確，最好對(duì)招標(biāo)內(nèi)容和范圍進(jìn)行量化，避免模棱兩可的表述，否則后期很容易導(dǎo)致合同雙方的理解偏差和爭(zhēng)議，處理這些爭(zhēng)議不僅耗費(fèi)人力物力，還會(huì)消耗很多的時(shí)間成本。
2.確定合理且有競(jìng)價(jià)空間的采購(gòu)預(yù)算
前期可以通過(guò)網(wǎng)上信息價(jià)搜索及線下門(mén)店售價(jià)詢(xún)問(wèn)等方式收集市場(chǎng)信息，也可以同步在企業(yè)內(nèi)開(kāi)展調(diào)研工作，對(duì)標(biāo)同類(lèi)項(xiàng)目，通過(guò)指標(biāo)測(cè)算確定合理且有競(jìng)價(jià)空間的采購(gòu)預(yù)算。
3.重視風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培養(yǎng)
風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)培養(yǎng)要從各個(gè)層面著手，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層，領(lǐng)導(dǎo)層具有決策權(quán)，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)管控有著至關(guān)重要的影響。規(guī)劃決策階段應(yīng)前置化與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通，提前做好溝通確認(rèn)，減少實(shí)施階段出現(xiàn)采購(gòu)目標(biāo)方向變化的情況，避免影響招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度。
（三）項(xiàng)目應(yīng)用分析
對(duì)于某商業(yè)項(xiàng)目開(kāi)業(yè)櫥窗采購(gòu)，需重點(diǎn)關(guān)注四方面內(nèi)容。
一是確定基本需求信息。采購(gòu)內(nèi)容包含5個(gè)櫥窗點(diǎn)位，承辦方需根據(jù)要求提供整體創(chuàng)意設(shè)計(jì)展示方案、安裝搭建、現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)、撤場(chǎng)等，創(chuàng)意原則要求整體偏暖色調(diào)且櫥窗形成系列感，櫥窗展陳時(shí)間為1年。
二是預(yù)估采購(gòu)預(yù)算。由于不同項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案和實(shí)施工藝不同，無(wú)法簡(jiǎn)單進(jìn)行預(yù)算金額對(duì)標(biāo)，參考企業(yè)內(nèi)部同類(lèi)的2022年櫥窗采購(gòu)項(xiàng)目，初步選取櫥窗面積為對(duì)標(biāo)指標(biāo)，通過(guò)面積折算，并結(jié)合本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)研情況，確定采購(gòu)預(yù)算為78萬(wàn)元，預(yù)算測(cè)算較為合理。
三是采購(gòu)基本需求確定后，通過(guò)在當(dāng)?shù)亻_(kāi)展小范圍的櫥窗設(shè)計(jì)公司摸排活動(dòng)，確保市場(chǎng)上有足夠數(shù)量的潛在投標(biāo)單位，避免出現(xiàn)市場(chǎng)上滿(mǎn)足條件的投標(biāo)單位過(guò)少的情況，從而為后續(xù)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的順利開(kāi)展打下基礎(chǔ)。
四是在做出最終決策之前一直與領(lǐng)導(dǎo)層保持有效溝通，確保采購(gòu)需求和目標(biāo)的準(zhǔn)確性，并降低后期采購(gòu)需求變動(dòng)的可能性。
三、實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)管理與項(xiàng)目應(yīng)用分析
實(shí)施階段是招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中工作量最大的環(huán)節(jié)，通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)確定中標(biāo)單位，簽訂執(zhí)行合同。該階段程序較多且涉及范圍較廣，關(guān)鍵要做到嚴(yán)格管理、擇優(yōu)選出最合適的中標(biāo)單位。
（一）風(fēng)險(xiǎn)分析
國(guó)企招標(biāo)采購(gòu)中仍存在著招標(biāo)采購(gòu)文件審查不嚴(yán)格、評(píng)標(biāo)定標(biāo)監(jiān)管不到位等現(xiàn)象，應(yīng)嚴(yán)格杜絕。同時(shí)，招標(biāo)采購(gòu)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，不但需要招標(biāo)采購(gòu)人員（以下簡(jiǎn)稱(chēng)招采人員）具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要具備較強(qiáng)的突發(fā)情況處理能力，但在實(shí)際工作中，一些招采人員業(yè)務(wù)不熟、法規(guī)不懂且應(yīng)變能力不強(qiáng)，無(wú)形中增加了招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生幾率。
（二）風(fēng)險(xiǎn)管控策略
1.提升招采人員專(zhuān)業(yè)能力
招采人員要深刻理解國(guó)家、地方法律法規(guī)及企業(yè)招采制度，在此基礎(chǔ)上做到靈活應(yīng)用。同時(shí)，制訂并細(xì)化規(guī)劃階段的采購(gòu)方案，只有采購(gòu)方案切實(shí)可行，后期各項(xiàng)工作才能順利開(kāi)展。
2.加大招標(biāo)采購(gòu)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)監(jiān)查力度
管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督招標(biāo)采購(gòu)實(shí)施活動(dòng)，合理設(shè)置管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如入圍單位資格審查、評(píng)標(biāo)過(guò)程和定標(biāo)結(jié)果審核等，原則是確保關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)切合項(xiàng)目規(guī)模和需求，同時(shí)符合法律法規(guī)要求，能有效防范風(fēng)險(xiǎn)。
3.做好合同授予和交底環(huán)節(jié)管理
由招采人員牽頭主持，中標(biāo)人、采購(gòu)需求部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及其他相關(guān)人員共同參與。在合同簽約前，分解合同內(nèi)容，讓各參與方知悉合同核心條款和技術(shù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確各方責(zé)任義務(wù)，在合同確認(rèn)無(wú)異議的情況下再組織簽約。
（三）項(xiàng)目應(yīng)用分析
一是制定采購(gòu)方案。根據(jù)企業(yè)采購(gòu)制度，櫥窗采購(gòu)項(xiàng)目采用邀請(qǐng)招標(biāo)。根據(jù)采購(gòu)?fù)瓿晒?jié)點(diǎn)，倒排招標(biāo)采購(gòu)時(shí)間。為保證櫥窗的落地效果，投標(biāo)單位入圍資格要求設(shè)置為近兩年具有兩個(gè)及以上的櫥窗服務(wù)或美陳服務(wù)相關(guān)業(yè)績(jī)。評(píng)標(biāo)辦法采用綜合評(píng)審法，總分100分，其中技術(shù)分60分、商務(wù)分40分。技術(shù)標(biāo)評(píng)審因素以櫥窗設(shè)計(jì)方案和工藝效果為評(píng)分重點(diǎn)，盡可能選擇出最符合項(xiàng)目調(diào)性、具有高端商業(yè)性的設(shè)計(jì)方案。
二是將入圍單位資格審查、評(píng)標(biāo)過(guò)程確定為招標(biāo)采購(gòu)管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)并加強(qiáng)審查。嚴(yán)查招標(biāo)文件中設(shè)置有不合理?xiàng)l款、投標(biāo)單位不符合入圍條件但仍然入圍、入圍投標(biāo)單位之間有利益關(guān)聯(lián)、評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)當(dāng)否決但未否決等情況，一旦發(fā)現(xiàn)，立即叫停并責(zé)令改正。經(jīng)審查，櫥窗采購(gòu)中未出現(xiàn)上述情況，共有4家單位成功入圍，且均未觸及否決投標(biāo)條款，評(píng)標(biāo)打分及匯總也無(wú)誤，最終確定某文化傳播有限公司為中標(biāo)人。
三是合同簽署前，招采人員召開(kāi)合同交底會(huì)，向乙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申明相關(guān)內(nèi)容：不得更換團(tuán)隊(duì)主創(chuàng)人員，對(duì)接業(yè)務(wù)人員必須及時(shí)響應(yīng)業(yè)主需求；櫥窗施工需在8月20日前完成，8月21日必須出街，乙方需要合理安排節(jié)點(diǎn)管控計(jì)劃和施工搭建計(jì)劃，不得耽誤出街節(jié)點(diǎn)；櫥窗展示期間需定期維護(hù)，出現(xiàn)損壞應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)安排人員修復(fù)；考慮到疫情防控要求，乙方需做好疫情防控應(yīng)急預(yù)案，不得耽誤施工工期。甲乙雙方均明確表示已知曉各自責(zé)任義務(wù)并承諾會(huì)嚴(yán)格按合同執(zhí)行，合同履行中未出現(xiàn)爭(zhēng)議。
四、履約管控階段的風(fēng)險(xiǎn)管理與項(xiàng)目應(yīng)用分析
履約管控階段主要是監(jiān)督并規(guī)范中標(biāo)人履約行為，確保合同約定的工作內(nèi)容順利執(zhí)行。該階段工作內(nèi)容主要包括合同實(shí)施效果管理、合同管理等方面。
（一）風(fēng)險(xiǎn)分析
招采人員在完成采購(gòu)工作后，合同的執(zhí)行和對(duì)接便轉(zhuǎn)移給業(yè)務(wù)部門(mén)和中標(biāo)人。由于業(yè)務(wù)部門(mén)風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)不強(qiáng)，合同履行中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)未嚴(yán)格按合同執(zhí)行的情況，如使用合同清單中未出現(xiàn)的清單項(xiàng)、付款不及時(shí)、中標(biāo)人的服務(wù)質(zhì)量達(dá)不到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。這些問(wèn)題不但影響合同的正常履行，還會(huì)給后期的巡查、審計(jì)等埋下極大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。
（二）風(fēng)險(xiǎn)管控策略
1.加強(qiáng)合同執(zhí)行部門(mén)和工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
對(duì)管理人員、招采人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與管理培訓(xùn)，提高其合規(guī)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。管理人員需加大合同履約檢查力度，對(duì)乙方執(zhí)行質(zhì)量和金額支付情況定期跟蹤，并整合梳理檢查成果，分析其中的不足或違規(guī)之處，為以后的合同管理提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
2.建立并完善中標(biāo)單位履約評(píng)價(jià)制度
履約評(píng)價(jià)應(yīng)在合同執(zhí)行完畢后及時(shí)開(kāi)展，對(duì)于重大項(xiàng)目合同，可以在合同中約定工作量完成約50%時(shí)增加一次中期評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)方式主要采取“合格+打分制”，評(píng)價(jià)因素可包含中標(biāo)單位配合意愿、服務(wù)主動(dòng)性、服務(wù)品質(zhì)、服務(wù)效果等，業(yè)務(wù)部門(mén)和管理人員、招采人員均應(yīng)參與評(píng)價(jià)。對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的中標(biāo)單位，及時(shí)召開(kāi)約談會(huì)并作出處罰；對(duì)于評(píng)價(jià)合格且得分較高的單位，增加其參與后續(xù)投標(biāo)的機(jī)會(huì)或報(bào)價(jià)評(píng)分時(shí)予以一定優(yōu)惠。
3.政府部門(mén)應(yīng)主動(dòng)擔(dān)起國(guó)企采購(gòu)監(jiān)管的主導(dǎo)角色
相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)積極履行職責(zé)，主動(dòng)擔(dān)起國(guó)企采購(gòu)監(jiān)管主導(dǎo)角色。在監(jiān)管采購(gòu)、履約行為過(guò)程中，政府部門(mén)要嚴(yán)格遵循法律法規(guī)，多方位開(kāi)展監(jiān)管工作，確保招標(biāo)采購(gòu)的規(guī)范性。
（三）項(xiàng)目應(yīng)用分析
一是在合同簽署完成后，由招采人員牽頭，定期組織櫥窗合同的使用部門(mén)參與合同執(zhí)行和管理培訓(xùn)，先后組織了2次培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)合同履約注意事項(xiàng)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，反復(fù)重申合同范圍、內(nèi)容和驗(yàn)收結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)若乙方提交的付款申請(qǐng)達(dá)不到合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)決不予結(jié)算。同時(shí)，要求管理人員也定期參與檢查，未發(fā)現(xiàn)違規(guī)之處。
二是合同執(zhí)行完畢后，立即開(kāi)展履約評(píng)價(jià)，對(duì)乙方響應(yīng)效率、櫥窗成品質(zhì)感和效果進(jìn)行綜合打分，最終乙方獲得74.5分，評(píng)價(jià)合格。
五、收尾階段的風(fēng)險(xiǎn)管理與項(xiàng)目應(yīng)用分析
收尾階段是招標(biāo)采購(gòu)管理的最后一環(huán)，該階段的主要工作是驗(yàn)收招標(biāo)采購(gòu)工作內(nèi)容，并交付工作成果。同時(shí)，回顧、匯總招標(biāo)采購(gòu)中的問(wèn)題，分析問(wèn)題緣由，并進(jìn)行有效處理。
（一）風(fēng)險(xiǎn)管控策略
1.復(fù)核
對(duì)招標(biāo)采購(gòu)工作內(nèi)容和工作量進(jìn)行復(fù)核，確保所有成果達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，復(fù)核無(wú)誤后組織交付工作。如果招標(biāo)采購(gòu)中發(fā)生獎(jiǎng)懲或索賠，需要及時(shí)處理，不可故意拖延。
2.歸檔
對(duì)招標(biāo)采購(gòu)資料、信息進(jìn)行整理，建立全過(guò)程記錄檔案，并做好檔案維護(hù)工作，以方便日后查詢(xún)和抽檢。
3.總結(jié)
盤(pán)點(diǎn)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程和工作成果，并進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn)，為后續(xù)招標(biāo)采購(gòu)工作提供參考和借鑒。
（二）項(xiàng)目應(yīng)用分析
開(kāi)業(yè)櫥窗項(xiàng)目從決策到合同執(zhí)行，項(xiàng)目管理知識(shí)體系的融入使得整個(gè)過(guò)程未出現(xiàn)工作反復(fù)和雙方爭(zhēng)議情況，前期工作的每一步都為后續(xù)步驟打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，大大提高了采購(gòu)時(shí)效。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)活動(dòng)提前6天完成，為櫥窗施工預(yù)留了充足時(shí)間。
六、結(jié)論
上述項(xiàng)目應(yīng)用證明，在國(guó)企采購(gòu)中引入項(xiàng)目管理知識(shí)體系，將招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)劃分為規(guī)劃決策、實(shí)施、履約管控和收尾四個(gè)階段，分階段對(duì)招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)行管理，可以有效降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)時(shí)效，保障采購(gòu)的公平公正和順利實(shí)施。
